Культура писемного ділового мовлення визначається як загальною культурою суспільства, так і культурою кожного його члена, який працює з документами. Пишучи, завжди слід пам’ятати про майбутнього читача ( у т. ч. й про себе). Тому необхідно дотримуватися виразності письма, чіткості літер, акуратності тексту.
Документ (лат. document – доказ) – це діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки.
До документа висуваються такі вимоги:
1) не повинен суперечити чинному законодавству й директивним указівкам органів вищого рівня;
2) має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;
3) повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.
4) має бути максимально точним і водночас доступним;
5) повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;
6) має бути придатним для тривалого зберігання.
Кожен документ є низкою або сукупністю постійних елементів змісту. Їх називають реквізитами. Ними можуть бути такі відомості:
1) про адресата;
2) про адресанта;
3) назва жанру документа (у деяких документах назва обов’язкова, напр. Заява, Доповідна записка, Доручення, а в деяких її не ставлять, напр. у ділових листах);
4) текст документа;
5) опис документальних додатків (якщо вони є);
6) дата;
7) підпис автора документа;
8) віза, резолюція та ін.
При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:
1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...Інститут прохає...Ректорат клопочеться...
Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
3. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.
5. Уживати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що...
Нагадуємо Вам, що...
Підтверджуємо з вдячністю...
У порядку надання матеріальної допомоги...
У порядку обміну досвідом...
У зв'язку з вказівкою...
Відповідно до попередньої домовленості...
Відповідно до Вашого прохання...
6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... Беручи до уваги... Розглянувши... Вважаючи...
7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення — перед означуваними словами; додатки — після керуючого слова; вставні слова — на початку речення).
9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Вами ще не висловлені пропозиції...
Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує...
10. Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію... Відкликати працівників...
11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:
Наказую... Пропоную...
12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філ. наук.
13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високоповажний...
А тепер розглянемо, як правильно оформлювати найбільш розповсюджені документи.
Автобіографія
Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Текст, в якому зазначається:
— прізвище, ім'я. по батькові;
— дата народження;
— місце народження;
— відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);
— відомості про трудову діяльність (коротко, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);
— відомості про громадську роботу;
— короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
3. Дата написання.
4. Підпис.
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.
Заява
Це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Реквізити:
1. Адресат (назва установи або посада та ініціаликерівника, на ім'я яких подається заява).
2. Адресант [назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою].
3. Назва виду документа.
4. Текст.
5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
6. Дата.
7. Підпис.
Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності та ін.
Заява складається однією або кількома особами. Прізвище особи, яка звертається із заявою, має форму родового відмінка без прийменника. Але у випадку збігу близькозвучних прізвищ пишеться прийменник.
Резюме
Це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.
Основна вимога до такого документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконічність викладу.
Найчастіше використовується під час прийому на роботу. Мета резюме – зацікавити роботодавця своєю кандидатурою. Подається він із супровідним листом , де висловлюється бажання отримати те чи інше місце та пояснюється, чому саме ви підходите на цю вакансію.
Немає єдиних правил написання цього документу. Для кожного конкретного випадку складається окреме резюме.
Реквізити резюме:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме.
3. Контакти.
4. Мета складання резюме.
5. Досвід роботи.
6. Освіта.
7. Знання мов.
8. Дата, підпис.
Немає коментарів:
Дописати коментар