Телефон є зручним і оперативним засобом зв'язку, без якого неможливо уявити сучасне життя. Телефоном обмінюються особистою і службовою інформацією, домовляються про зустрічі, встановлюють і розвивають ділові контакти. 1876 р був створений перший , ще недосконалий, телефонний апарат”трубка Белла” та Томас Едісон винайшов вугільний мікрофон. Відтоді ця галузь стрімко розвивається. Тому на запитання:” Чи вмієте ви розмовляти по телефону?”, -кожен напевне, відповість:” Так”. Та слід пам'ятати, що телефонні розмови також мають свої правила.
Якщо телефонуєте ви:
● насамперед привітайтеся, назвіть організацію, яку ви представляєте, а також своє прізвище, ім’я та по батькові. Зазвичай перші слова телефонної розмови сприймаються погано, а тому називайте своє прізвище та ім’я останнім – принаймні це буде почуто;
● якщо телефонуєте в установу чи незнайомій людині, слід запитати прізвище, ім’я та по батькові свого співрозмовника. Можете також повідомити, з ким саме ви хотіли б поговорити;
● якщо телефонуєте у важливій справі, запитайте спочатку, чи є у вашого співрозмовника достатньо часу для бесіди; попередньо запишіть перелік питань, котрі необхідно з’ясувати, і тримайте цей перелік перед очима упродовж усієї бесіди;
● завжди закінчує розмову той, хто телефонує. Завершуючи розмову, неодмінно прощайтеся, нетактовно класти слухавку, не дочекавшись останніх слів вашого співрозмовника;
● у разі досягнення важливих домовленостей згодом надішліть підтвердження листом або факсовим повідомленням.
Якщо телефонують вам:
● спробуйте якомога швидше зняти трубку й назвіть організацію, яку ви представляєте;
● у разі потреби занотуйте ім’я, прізвище та контактний телефон співрозмовника;
● розмовляйте тактовно, ввічливо: демонструйте розуміння сутності проблем того, хто телефонує;
● не кладіть несподівано слухавку, навіть якщо розмова є нецікавою, нудною та надто тривалою для вас;
● якщо ви даєте обіцянку, намагайтесь дотримати слова й виконати її якомога швидше. У разі виникнення складних питань запропонуйте співрозмовникові зустріч для детального обговорення суті проблеми; завжди стисло підсумовуйте бесіду, перелічіть ще раз домовленості, що їх ви досягли.
Незалежно від того, хто телефонує:
● будьте доброзичливим, у жодному разі не виказуйте свого невдоволення;
● ставте запитання та уважно вислуховуйте відповіді на них;
● намагайтесь залишатися тактовним і стриманим, навіть якщо розмова стає вельми неприємною для вас;
● симпатія до вас зросте, якщо ви кілька разів упродовж бесіди назвете співрозмовника на ім’я та по батькові;
● особливо наголошуйте на найсуттєвішому. Якщо під час бесіди ви називаєте якісь числа, їх треба повторити кілька разів, аби уникнути прикрих непорозумінь; пам’ятайте, що по телефону звучання голосу значною мірою спотворюється, тому ваша артикуляція неодмінно повинна бути чіткою, а темп мовлення – рівним, тон – спокійним, витриманим;
● намагайтеся ширше використовувати лексичні можливості літературної мови (насамперед багату синоніміку), але при цьому завжди висловлюйтеся чітко, стисло й точно, правильно побудованими реченнями;
● розмовляйте середнім за силою голосом.
Телефонна розмова складається з таких етапів:
● момент налагодження контакту;
● викладення сутності справи (повідомлення мети дзвінка, підхід до питання, обговорення повідомленої інформації);
● закінчення розмови.
Будь-яку телефонну розмову починаємо коротким привітанням:
Доброго ранку! Добрий день! Добрий вечір! Якщо телефонуєте у справі, то потрібно назвати не лише ім’я та по батькові, а й посаду, що її обіймаєте. Якщо той, хто телефонує, забув назвати себе, співрозмовник має право запитати: Вибачте, з ким я розмовляю? У відповідь ви не повинні обурюватися чи одразу класти слухавку – згідно із правилами етикету вам слід відрекомендуватися;
На анонімний дзвінок можна не відповідати й одразу класти слухавку. Якщо до телефону підійшов не той, хто вам потрібен, ви повинні перепросити і звернутися з проханням покликати потрібну вам людину:Добрий день. Перепрошую, чи не могли б ви запросити до телефону Марію Петрівну; Дуже прошу, попросіть до телефону Анну В’ячеславівну; Будь ласка, зачекайте; ...На жаль, (шкода, вибачте), Кирило Михайлович вийшов, повернеться о 14-ій годині. Можливо, ви хотіли б йому щось передати. Коли до телефону підійде потрібна вам людина, неодмінно слід знову привітатися і назвати себе. Нетактовно давати абонентові неправильну інформацію, розмовляти грубо, якщо він помилився номером телефону. Буде люб’язно з вашого боку, коли допоможете абонентові з’ясувати причину невдачі. У свою чергу, якщо ви зателефонували не за потрібним вам номером, маєте обов’язково перепросити за завдані турботи. Намагайтеся завжди бути ввічливим , адже ваша тактовність – це насамперед повага до самого себе.
Немає коментарів:
Дописати коментар